Optimoi etätyötäsi – nappaa vinkit kotikonttorille

9.4.2020

Etätöistä voi saada irti paljon, kun kiinnittää huomiota muutamaan olennaiseen perusasiaan.

Optimoi etätyötäsi

Etätyö eroaa perinteisestä työpaikalla työskentelystä monin tavoin. Fyysinen sijainti ei ole ainoa mikä kotikonttorille jäädessä muuttuu, vaan niin arkiset rutiinit kuin kommunikoinnin luonnekin ovat etäyhteyksien päästä erilaisia kuin varsinaisella työpaikalla toimiessa.

Etätyön optimoinnilla saadaan valjastettua etätyön vahvuudet ja toisaalta minimoitua haasteiden kielteinen vaikutus. Organisaatiopsykologimme Outi Ikonen vastaa kysymyksiin etätyön optimoinnista:

Mitkä ovat etätyön hyödyt ja haasteet?

Yleisesti tunnistetaan, että parhaimmillaan etätyön hyödyt organisaatiolle ja yksilölle ovat mm. työtyytyväisyyden ja työtehon paraneminen, työajan joustavuus ja rytmittäminen omien tarpeiden mukaan sekä työn ja perhe-elämän joustavampi yhteen sovittaminen.

Etätyön haasteiksi puolestaan koetaan toisaalta mm. vaikeudet irrottautua työstä ja liiallinen kuormittuminen, yksinäisyyden ja eristyneisyyden kokemukset työyhteisöstä sekä sopimattomat tilat työskentelylle.

Koronakriisi on tuonut etätyöskentelyyn uusia lisähaasteita: miten työskentely ja keskittyminen onnistuu, jos koko perhe on kotona? Rauhallista tilaa ei tahdo löytyä, ja perheen rutiineista on huolehdittava työpäivän aikana.

Miten etätyötä voi optimoida?

Huolellinen suunnittelu ja itsensä johtamisen taitojen vahvistaminen auttavat optimoimaan etätyötä. Koronakriisin aikana nämäkään eivät kuitenkaan riitä, sillä hallinnan tunnetta heikentäviä ja yllättäviä tekijöitä voi olla runsaasti.

Suunnitelmat eivät välttämättä toteudu, jos perheen lapset osoittavat mieltään kesken työpäivän ja vaativat huomiota. Tärkeää onkin olla itseään kohtaan joustava ja ymmärtäväinen: etätyötä voi optimoida poikkeustilanteessa vain tiettyyn rajaan saakka.

Miten esimies voi helpottaa etätyöläisen poikkeusarkea?

Esimiestyölle etätyön johtaminen poikkeustilanteessa asettaa haasteita: miten huolehtia etänä henkilöstön hyvinvoinnista ja työkyvystä, ja minkälaisia rakenteita tehokas etätyö vaatii?

Erityisesti poikkeusolojen etätyön johtamisessa on kiinnitettävä huomiota selkeyteen, tehokkaaseen kommunikaatioon ja luottamuksen osoittamiseen. Käytännön asioissa on tärkeää, että esimies varmistaa, että etätyöntekijällä on tarvittavat työkalut ja valmiudet etätyöhön. Säännöllinen yhteydenpito ja kahdenkeskiset tapaamiset vaikka päivittäinkin tuovat tarvittavaa rakennetta etätyöhön ja osoittavat työntekijästä välittämistä.

Näin taklaat etätyön yleisimmät sudenkuopat

  1. Vaikeudet irrottautua työstä ja liiallinen kuormittuminen: on tärkeää luoda rutiineja, jotka tukevat työstä irrottautumista ja työn ja vapaa-ajan rajaamista. Esimerkiksi etätyöskentelypisteen siivoaminen työpäivän päätteeksi tai seuraavan päivän tehtävälistan tekeminen voivat olla hyödyllisiä irrottautumisrituaaleja. Etätyössäkin on tärkeää muistaa, että työt on voitava tehdä normaalin työajan puitteissa.

  2. Yksinäisyyden ja eristyneisyyden kokemukset työyhteisöstä: yhteisöllisyyden ylläpitäminen on etätyössä haaste. Säännöllisten palaverikäytäntöjen, kahdenkeskisten keskustelujen sopiminen kollegoiden ja esimiehen kanssa ovat tärkeitä. Lisäksi monet työyhteisöt ovat kehittäneet luovasti vapaamuotoisempia yhdessäolon hetkiä: esimerkiksi lounas- tai kahvitaukoja etänä. Videoyhteyden avaaminen tuo kollegat lähemmäksi.

  3. Sopimattomat tilat työskentelylle: etätyöskentely voi olla keskittymisen ja ergonomian kannalta haastavaa, jos kodissa ei ole sopivaa tilaa. Palauttavat tauot ovat tärkeitä. Kannattaa myös hyödyntää työfysioterapeuttien hyvät ergonomiavinkit.

Lue myös