Omailmoitteinen poissaolo esihenkilön luvalla ja vahva työkykyjohtaminen osoittautuivat tehokkaiksi välineiksi poissaolojen hallinnassa ja työhyvinvoinnin tukemisessa
Puuilossa otetiin vuoden 2023 alussa käyttöön uusi työkykyjohtamisen toimintamalli, minkä avulla sairauspoissaolot ovat laskeneet 30 prosenttia, henkilöstön vaihtuvuus pienentynyt ja yhteisöllinen kulttuuri vahvistunut. Omaan ilmoittamiseen perustuva poissaolomalli loi pohjan, jolla Puuilossa onnistuttiin reagoimaan joustavasti henkilöstön tarpeisiin samalla tukien työntekijöiden työkykyä.
Puuilolla on 42 tavarataloa ympäri Suomen, minkä lisäksi yritys palvelee verkkokauppana. Yhteensä noin 1200 henkilöä toimii monipuolisissa myymälä-, asiakaspalvelu-, logistiikka- ja toimistotehtävissä. Kun joku heistä ilmoittaa olevansa sairaana, esihenkilöillä on lupa myöntää poissaolo korkeintaan 5 päivän ajaksi – oli syy mikä tahansa – ja vielä tähän 2 päivää lisää, jos kyse on pitkittyneestä flunssasta. Tänä päivänä jopa 98 prosenttia lyhyistä 1-3 päivän mittaisista poissaoloista myönnetään esihenkilöiden toimesta, kun aiemmin vastaava luku on ollut noin 40 prosenttia.
Esihenkilön ja työntekijän välinen luottamus on ensiarvoisen tärkeää
- Kaikki perustuu luottamukseen. Esihenkilöillä on lupa tehdä päätöksiä ja myöntää poissaolo aina päivä kerrallaan. Puuilossa luotamme heidän arviointikykyynsä poissaolon tarpeesta, sillä he ovat työntekijää lähellä ja tuntevat heidät parhaiten. Ja esihenkilöt luottavat työntekijän puhuvan totta omasta tilanteestaan, kertoo Puuilon henkilöstöjohtaja Sirkkaliisa Kulmala
Puuilon henkilöstöjohtaja Sirkkaliisa Kulmala
Esihenkilön luvalla olevia omailmoitteisia poissaoloja on vuoden sisään kertynyt myös muista kuin sairauksista johtuen.
- Esihenkilöt saavat myöntää poissaoloja myös tilanteissa, jolloin työkykyyn vaikuttavat vahvasti psykososiaaliset kuormitustekijät. Mieltä horjuttavat asiat ovat usein liittyneet henkilökohtaisen elämän kriiseihin – tilanteisiin, joissa tutulla esihenkilöllä voi olla lääkäriä parempi mahdollisuus tarjota henkilökohtaista tukea yksittäisen työntekijän tilanteeseen ja pyrkiä vaikuttamaan poissaolon juurisyihin, Kulmala sanoo.
Nopeammin takaisin töihin – omaan tai kevennettyyn
Merkittävä poissaolojen lasku on seurausta päivittäin esihenkilön ja työntekijän välillä käytävistä keskusteluista, joiden ansiosta työntekijä palaa nopeammin takaisin työpaikalle joko suoraan omiin tehtäviin tai kevennettyyn työhön. Aktiivisten keskusteluiden ansiosta poissaolot ovat laskeneet 30 prosenttia ja niistä on koitunut yli 300 000 euron säästöt. Tänä päivänä yksi vaatimus esihenkilötyölle Puuilossa onkin, että tuntee omat työntekijät ja käy keskustelua heidän kanssaan.
- Meillä kukaan ei voi toimia esihenkilönä hyvin, jos ei osaa rakentaa luottamusta ihmisten välille. Esihenkilöiden tulee olla riittävän läheinen jokaisen työntekijänsä kanssa, jotta voi luontevasti ottaa puheeksi, kevennetyn työn mahdollisuuden sekä uskaltaa sanoa, jos poissaolopyyntö vaikuttaa epäilyttävältä.
Lähtökohtaisesti esihenkilöillä ei ole ollut syytä epäillä alaisten kertomaa, sillä arveluttavia tilanteita on tullut vastaan alle 1 kappale kuukaudessa. Jos luottamus on horjunut, esihenkilö on ohjannut työntekijän lääkärin lähivastaanotolle. Sen sijaan poissaolojen laskusta iso osa selittyy aktiivisesti käyttöönotetulla kevennetyn työn mallilla.
- Kaupan alan monipuoliset työtehtävät ovat auttaneet meitä hoksauttamaan sekä esihenkilöitä että työntekijöitämme siitä, ettei työkyky tipu nollaan, vaikka jotain paikkaa kolottaisi. Puuilon myymälässä kun on lukuisia tärkeitä työtehtäviä, joita voi tehdä hyvin vajaallakin työkyvyllä. Olemme tehneet listan kevennetyn työn vaihtoehdoista, jolloin päivittäisessä poissaolokeskustelussa on helppo esihenkilön ja työntekijän yhdessä miettiä mitä töitä poissaolon sijaan voisi tehdä. Esimerkiksi asiakkaiden palvelu on tärkeä työ, jota voi tehdä, vaikka olisi tuki- ja liikuntaelinten haasteita, toteaa Kulmala.
Esihenkilöt rakentavat vahvaa työyhteisöä
Puuilon vastaavan työterveystiimin eri alojen ammattilaiset ovat tukeneet ja valmentaneet Puuilon esihenkilöitä poissaoloon liittyvissä asioissa sekä ennaltaehkäisevissä palveluissa. Esihenkilöille on järjestetty kattavasti koulutusta työkykyjohtamiseen ja vuorovaikutustaitoihin, jotta he voivat paremmin ymmärtää ja tukea alaistensa tarpeita.
- Kyvykkäät ja luottamusta rakentavat esihenkilöt rakentavat myös työyhteisöä. Tämän toimintamallin myötä organisaatiokulttuurimme on muuttunut yhteisöllisemmäksi ja valtaosa ihmisistä haluaa tulla paikalle auttamaan muuta tiimiä niissä tehtävissä mihin pystyvät, Kulmala sanoo.
Työpaikalla ratkotaan ne asiat mitä voidaan - työterveyshuoltoa hyödynnetään sen ydintehtävien mukaisesti
Organisaatiossa käytetään paljon työfysioterapeuttien, työterveyspsykologien ja työkykyvalmentajien palveluja räätälöidysti työkyvyn haasteissa. Vastaavasti lääkärit pitävät aktiivisesti työterveysneuvotteluja alhaisella kynnyksellä, jotta ongelmat onnistutaan ratkaisemaan ennen niiden kroonistuttua.
- Meillä on tiivis ja lämminhenkinen yhteistyö niin paikallisesti kuin valtakunnallisestikin hoitavien tiimien kanssa, mikä auttaa ratkomaan työkyvyn ongelmatilanteita tehokkaasti. Jos kaikki yritykset Suomessa toimisivat laillamme, uskon että pula terveydenhuollon ammattilaisista ei olisi niin kriisiytynyt. Kaikki keinot, joilla osaavien ammattilaisten aikaa saadaan paremmin ohjattua vaativimpien terveydellisten haasteiden ratkaisemiseen tai työkyvyn ylläpitämiseen ovat tervetulleita, Kulmala painottaa.
Tämän vuoden aikana koko henkilöstömme ymmärtänyt, että tartuntatauteja lukuunottamatta meillä on aina tarjolla kevennettyä työtä poissaolon sijaan. Omailmoitteinen poissaolomalli yhdistettynä vahvaan esihenkilökoulutukseen on laskenut sairauspoissaolojamme 30 prosenttia ja varmistanut myymälöidemme tehokkuutta, sillä työntekijämme ovat olleet fyysisesti enemmän paikalla. “
Sirkkaliisa Kulmala, Puuilon henkilöstöjohtaja
Puuilo pähkinänkuoressa
- Vuonna 1982 perustettu yhtiö on yksi johtavista tavarataloketjuista Suomessa
- Yhtiö työllistää noin 1200 kaupan alan ammattilaista, jotka palvelevat erityisesti tee-se-itse asiakkaita sekä yrityksiä
- Toimintaa on yli 40 tavaratalossa ympäri Suomen, minkä lisäksi Puuilon verkkokauppa on perustettu vuonna 2008
- Tuotevalikoima sisältää rakennustarvikkeet, työkalut, autotarvikkeet, puutarhatarvikkeet, LVI- ja sähkötarvikkeet, eläintarvikkeet, taloustavarat, elintarvikkeet sekä välineet vapaa-aikaan