Terveystalon WhistleB -ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa Terveystalon työntekijöille ja sidosryhmille luottamuksellinen ympäristö ilmoittaa väärinkäytösepäilyistään koskien Terveystalon eettisten ohjeiden tai lainsäädännön vastaista toimintaa Terveystalon ilmoituskanavan (WhistleB) kautta.

Terveystalolla on velvollisuus käsitellä ilmoituskanavan kautta tehdyt ilmoitukset, selvittää niiden todenperäisyys ja ryhtyä asian vaatimiin toimenpiteisiin. Henkilötietoja käsitellään väärinkäytösepäilyjen ilmoittamisessa, ilmoituksia koskevassa selvitystyössä sekä väärinkäytöksiin puuttumiseksi ja tarvittaessa oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi taikka tutkintapyynnön tekemiseksi toimivaltaiselle viranomaiselle. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös raportointia varten sekä tietojen anonymisoimiseksi ja poistamiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu Terveystalon lakisääteisten velvoitteiden, kuten ilmoittajansuojelulain (1171/2022), EU:n markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (EU 596/2014) ja arvopaperimarkkinalain (746/2012) noudattamiseen, sekä Terveystalon oikeutettuun etuun toteuttaa konsernin sisäinen valvontajärjestelmä ja tarjota luottamuksellinen ilmoituskanava, jossa otetaan huomioon myös ilmoitusten kohteena olevien henkilöiden oikeudet.

Ilmoittajien ja ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden edut ja oikeudet huomioidaan asianmukaisesti selvitystyön ja väärinkäytöksiin puuttumisen aikana. Selvitystyötä ei voida pääsääntöisesti toteuttaa ilman ilmoituksiin liittyvien henkilöiden tietoja.

Ilmoituksia väärinkäytösepäilyistä voivat tehdä Terveystalon työntekijät ja sidosryhmiin kuuluvat henkilöt. Ilmoittajien henkilötietojen lisäksi käsitellään ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden ja muiden ilmoituksesta tunnistettavien henkilöiden, asian selvittämiseen osallistuvien henkilöiden sekä todistaja-asemassa olevien henkilöiden henkilötietoja. Ilmoitus voidaan tehdä ilmoituskanavassa myös täysin nimettömästi, jolloin henkilötietoja ei käsitellä.

Käsiteltävinä henkilötietoina ovat:

• Nimi, tunnistetiedot (esim. tehtävänimike, missä työskentelee), yhteystiedot
• Kuvaus ilmoituksen kohteena olevasta väärinkäytösepäilystä
• Muut ilmoittajan mahdollisesti antamat tiedot
• Ilmoituksen todenperäisyyden selvittämisen ja tarpeellisten toimenpiteiden edellyttämät tiedot
• Ilmoitusten selvitystyön yhteydessä koostettavat ja syntyvät tiedot
• Ilmoitusta käsittelevistä henkilöistä tallennettavat tiedot.

Henkilötietojen ensisijaisina lähteinä ovat ilmoitusten tekijät. Henkilötietoja saadaan myös asian selvittämiseen osallistuvilta sekä todistaja-asemassa olevilta henkilöiltä. Tarpeellisia tietoja voidaan hankkia myös Terveystalon muista henkilörekistereistä. Lisäksi tietoja muodostuu ilmoitusten käsittelyprosessin aikana käsitellyistä tiedoista.

Henkilötietojen käsittelyä ulkoistetaan ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Terveystalon lukuun. Ilmoituskanavan palveluntarjoajana on Whistleblowing Centre AB.
Terveystalo ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Terveystalo voi kuitenkin tapauskohtaisesti luovuttaa tietoja viranomaisille esim. rikostutkinnan tai oikeuskäsittelyn yhteydessä.

Terveystalo ja sen alihankkija(t) voivat siirtää henkilötietoja rajatusti EU:n / ETA:n ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen Euroopan komission tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Terveystalo säilyttää vain henkilötietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen ilmoitusten selvittämisen kannalta, kuitenkin korkeintaan viisi vuotta, jollei niiden säilyttäminen ole edelleen tarpeen laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamiseksi, rikostutkinnan tai viranomaistutkinnan vuoksi, oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka ilmoituksen tekijän tai ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksien turvaamiseksi. Selvästi tarpeettomat tiedot poistetaan kuitenkin ilman aiheetonta viivytystä.

Terveystalo käsittelee hallussaan olevia henkilötietoja luottamuksellisesti, ja käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Jos ilmoituskanavan kautta tehty ilmoitus kuuluu ilmoittajansuojelulain piiriin, ilmoitusten käsittelyyn osallistuvat vain ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetulla tavalla nimetyt henkilöt. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät käyttö- ja pääsyoikeudet ovat henkilökohtaisia.

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus:

• tarkastaa omat henkilötietonsa;
  pyytää omien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojensa oikaisemista tai täydentämistä;
• pyytää henkilötietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista; ja
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvästä syystä.

Rekisteröidyn oikeutta tutustua henkilötietoihinsa voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Tässä tapauksessa rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää henkilötietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen ilmoittajansuojelulain mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä.
Rekisteröidyn oikeutta koskevan pyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen: whistleblowing@terveystalo.com.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu), mikäli hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Ohjeistus ilmoituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi. Kantelun voi tehdä siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.