Rekrytoinnin tietosuojaseloste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla perusteilla:

• Rekrytointiprosessien hoitaminen ja hallinnointi
• Viestintä ja yhteydenpito (ml. ammattilaisuutiskirjeiden lähettäminen)
• Ammattilaismarkkina- ja työnantajakuvatutkimukset
• Työ- tai ammatinharjoittajasopimuksen valmistelu ja sopimuksen tekeminen
• Rekrytointi- ja koulutustapahtumien järjestäminen, tapahtumakutsujen ja tapahtumien osallistumistietojen hallinnointi
• Rekrytointi- ja koulutustapahtumiin liittyvien arvontojen tai kilpailujen suorittaminen (ml. yhteydenotto voittajaan, palkinnon toimittaminen sekä arvontapöytäkirjan laatiminen ja arkistointi)
• Soveltuvuusarviointien tekeminen
• Turvallisuusselvityksen tekeminen
• Luottotietojen tarkistaminen
• Huumausainetestiä koskevan todistuksen käsittely
• Tietoteknisessä palvelussa (esim. verkkopalvelu, sovellus) tai laitteessa ilmenneen virhetilanteen selvittäminen ja korjaaminen
• Terveystalon ja rekisteröidyn oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten/ -ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen, väärinkäytösten todentaminen ja käytön valvonta
• Raportointi ja analytiikka sekä tilastotietojen kerääminen rekrytointiprosesseista

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on käsittelyn tarkoituksesta ja/tai henkilötiedosta riippuen henkilön suostumus, henkilön ja Terveystalon välinen sopimus tai sen valmistelu, lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen tai oikeutettu etu.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot (esim. nimi, syntymäaika)
• Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Henkilötunnus
• Työ- ja koulutushistoria- sekä tutkintotiedot
• Pätevyydet, erikoisalat, ammattioikeutta koskevat tiedot
• Luvat, näyttökokeet
• Kielitaito
• Palkkatoive
• Hakijan nauhoittamat videohaastatteluvastaukset
• Soveltuvuusarviointitiedot
• Suosittelijan yhteystiedot
• Muut työnhakijan henkilön ilmoittamat tiedot sekä hakemuksen liitteet (esim. CV, hakemuskirje, opintorekisteriotteet, LindkedIn-profiilin tiedot, mikäli henkilö on täyttänyt Terveystalon hakulomakkeen LinkedIn-palvelun avulla tai ilmoittanut hakemuksessa LinkedIn-profiiliinsa, yms.)
• Muistiinpanot haastatteluista
• Turvallisuusselvityksen tiedot
• Luottotiedot
• Huumausainetestiä koskevan todistuksen sisältämät tiedot
• Viestintä Terveystalon kanssa
• Vastaukset tutkimuksiin ja kyselyihin
• Tapahtumien kutsu- ja osallistumistiedot (ml. mahdolliset ruokarajoitteet)
• Arvontoihin ja kilpailuihin liittyvät tiedot
• Verkko- ja viestintäkäyttäytymisen tiedot sekä lokitiedot:
  • Verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi IP-osoitteen ja evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi selailemasi sivu, täyttämäsi lomake, käyttämäsi laitteen malli, kanava kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto.
  • Viestintäkäyttäytymisen seuranta; kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi lähettämämme sähköpostiviestin avaaminen, klikkaaminen tai sivustollemme viestistä siirtyminen.
  • Sovellusten ja palveluiden käyttöön liittyvät lokitiedot.

Terveystalo säilyttää vain Terveystalon toiminnan ja henkilötietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Henkilötietojen säilytysaika määräytyy henkilötiedon käsittelyn tarkoituksen ja/tai henkilötiedon perusteella. Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa myös lainsäädännössä asetetut velvoitteet henkilötietojen säilyttämiseen sekä muut säilytysaikaa määrittävät määräajat (esim. kanneaika tai syyteoikeuden vanhentumisaika) erilaisten toimenpiteiden toteuttamiselle.

Rekisteröidyn tekemät hakemukset säilytetään 24 kuukautta, jonka jälkeen hakemukset poistuvat automaattisesti järjestelmästä. Henkilön erillisen suostumuksen perusteella hakemusta voidaan tämän jälkeen säilyttää uuden 24 kuukauden jakson ajan.

Jos henkilötiedot on kerätty hakijan tiettyä hakemaa työtehtävää liittyen, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä vain silloin, jos henkilö on ilmaissut ettei halua tietojen säilyttämistä esimerkiksi tulevien työtehtävien tarjoamiseksi. Terveystalon rekrytointirekisterin tietoja säilytetään 10 vuotta viimeisimmän aktiivisen yhteydenpidon jälkeen. Henkilötietoja säilytetään pidempään vain, jos se on muun lain tai viranomaisvaateen mukaiseen velvollisuuteen liittyen tarpeellista. 

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai tuhotaan turvallisesti.

• Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Mikäli tietoja hankitaan rekrytointiprosessissa muualta kuin rekisteröidyltä itseltään (esim. suosittelijat, luottotietojen tarkastus, tiettyjen tehtävien osalta rikosrekisteriote, suppea turvallisuusselvitys), henkilöltä pyydetään erillinen suostumus.
• Jos potentiaalinen tulevaisuuden työntekijän tai ammatinharjoittaja on ilmaissut tahtonsa, henkilötietoja voidaan tallentaa Terveystalon rekrytointirekisteriin. 
• Hakijan/rekisteröidyn itsensä toimittamat tiedot hakemuksen jättämisen yhteydessä voidaan tallentaa Terveystalon rekrytointirekisteriin, jos rekrytointiprosessi jatkuu kandidaatin kanssa nyt tai tulevaisuudessa.
• Rekrytointia varten tietoja hankitaan myös julkisista lähteistä, kuten terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteristä ammattioikeuksiin liittyviä tietoja sekä Terveystalon yhteistyökumppaneilta (esimerkiksi terveydenhuollon opiskelijoiden järjestöiltä)
• Verkkokäyttäytymistä sekä sovellusten ja palveluiden käyttöä seurataan Terveystalon verkkosivuilla, sovelluksissa ja palveluissa tapahtuvasta toiminnasta
• Viestintäkäyttäytymistä seurataan Terveystalon viesteihin reagoinnista

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• hallinnollisista syistä konsernin sisällä
• soveltuvuusarviointikumppanillemme hakijan suostumuksella
• mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
• lainsäädännön perusteella, esimerkiksi viranomaisille.

Henkilötietojen käsittelyä ulkoistetaan konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Terveystalon lukuun. Henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tällöin siirto tapahtuu käyttäen Euroopan komission tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita tai muuta tietosuojalansäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa. Rekrytointiprosessiin saattaa sisältyä henkilökohtaisten ominaisuuksien automatisoitua arviointia, esimerkiksi osana hakijan soveltuvuuden arviointia.  

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin

• Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja tutustua itseään koskeviin tietoihin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten ja puutteellisten tietojen oikaisua.

Oikeus tietojen poistamiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistoa. Poistopyyntöjä toteutetaan lainsäädännön mahdollistamissa rajoissa.

Oikeus käsittelyn vastustamiseen tai rajoittamiseen

• Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
• Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Esimerkiksi mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan selvityksen ajaksi. Rekisteröidyn pyynnöstä on oikeus kieltäytyä, jos henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka rekisteröidyn tai jonkun muun oikeuksille.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen, jos tiedot ovat rekisteröidyn itse toimittamia ja henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

• Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Kieltoon on kuitenkin poikkeuksia.

Suostumuksen peruuttaminen

• Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

Oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi

• Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen (Suomessa tietosuojavaltuutettu) käsiteltäväksi, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Lisätietoja tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi.

Rekisteröityjen oikeuksia koskevan pyynnön voi tehdä ottamalla yhteyttä osoitteeseen hrtietosuoja@terveystalo.com.

Voit milloin tahansa perua ammattilaisuutiskirjeen tai tapahtumakutsujen vastaanottamisen sähköpostiviestistä löytyvän peruutuslinkin kautta.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

e-mail: tietosuoja@terveystalo.com

Terveystalon tietosuojavastaava

Suomen Terveystalo Oy

Jaakonkatu 3A, 6. krs, 00100 HELSINKI