Rekrytointi- ja HR tietosuojaseloste

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, joita ovat:

• Palkanmaksutiedot palkkatodistusta varten, työajanseuranta, vuosilomaseuranta, työtodistukset
• Raportointi ja analytiikka päättyneistä työsuhteista osana Terveystalon henkilöstöraportointia ja -analyyseja, (HR-)prosessien, osaamisen kehittämisen, henkilöstötyytyväisyyden kehittämisen ja työnjohtamisen seuraamiseen, kehittämiseen ja proaktiiviseen tukemiseen
• Rekrytointiprosessi, rekrykontaktointi, työsopimuksen tekeminen
• Markkinointi- ja/tai viestintätarkoituksiin perustuen henkilön antamaan suostumukseen, sopimukseen ja/tai Terveystalon oikeutettuun etuun

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä soveltuvin osin rekisteröidyn suostumuksen tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

Jos tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella käsittelyn rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on työsuhteeseen liittyvä asiallinen yhteys ja tietojen käsittelyn voidaan katsoa vastaavan rekisteröityjen kohtuullisia odotuksia. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tällä perusteella suoritettu käsittely on oikeasuhteista rekisteröityihin nähden.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterin ylläpitäjään. (hrtietosuoja@terveystalo.com).

• Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään
• Henkilötietoja kerätään myös luotettavista ulkoisista tietolähteistä, kuten esimerkiksi Valviran rekisteristä ammattioikeuksiin liittyen sekä Terveystalon yhteistyökumppaneilta.
• Entisten työntekijöiden osalta työsuhteeseen liittyviä tapahtumatietoja voidaan kerätä ja käyttää Terveystalon tietojärjestelmistä
• Verokortit vastaanotetaan suorasiirtona verohallinnolta
• Maksukiellot vastaanotetaan ulosottoviranomaiselta
• Sopimussuhteen voimassaoloaikana tietoja kerätään myös henkilöstöhallinnon toimesta (esimerkiksi henkilöstötyytyväisyyskyselyt)

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Henkilötietoja sisältävien dokumenttien säilyttämisaika on määritelty Terveystalon arkistointiohjeessa.

Työpaikkahakemukset säilytetään 24 kuukautta, jonka jälkeen hakemukset poistuvat automaattisesti järjestelmästä. Henkilön erillisen suostumuksen perusteella hakemusta voidaan tämän jälkeen säilyttää uuden 24 kuukauden jakson ajan.

Henkilötietoja käsittelevät henkilöstöön kuuluvat nimetyt henkilöt. Suorahaun ja palkanlaskennan osalta henkilötietoja voi käsitellä myös yhteistyökumppanit, jolloin huolehditaan siitä, että tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja lain mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa

• hallinnollisista syistä konsernin sisällä
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti
• viranomaisille kuten verohallintoon
• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen
• mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
• kun uskomme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää rajatusti EU:n / ETA-alueen ulkopuolelle. EU:n / ETA-alueen ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä hrtietosuoja@terveystalo.com.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Terveystalo käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä.

Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta.

Terveystalo valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

Automaattinen päätöksenteko ei ole käytössä.

Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötiedon automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan henkilön ominaisuuksia. Henkilötietoja voidaan ryhmitellä profiloinnin keinoin henkilöstöraportoinnin pohjaksi, mutta tämän perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa. Profilointia ja analytiikkaa ei käytetä rekrytointiprosesseissa.

Tietosuojavastaava
tietosuoja@terveystalo.com